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転職時の入管手続き

外国人社員が離職した際の手続き

外国人労働者の受入れが拡大し、外国人社員の日本での転職も一般的になりつつあります。
この記事では外国人社員が離職した際の手続きについて、会社側が行うものと、外国人社員が行うものに分けて、わかりやすく解説します。

1.外国人社員が離職した際の【会社側が行う手続き】

外国人社員に特有の手続きと日本人社員と同様の退職手続きの2種類があります。

ハローワークに対して雇用保険被保険者資格喪失の届出を行う

日本人社員と同様に雇用保険被保険者資格喪失の届出を行いますが、届出の欄に追加で記載する項目が、外国人社員には存在します。「雇用保険被保険者 資格喪失届・氏名変更届」の様式(様式第4号)の裏面部分が該当するので、記入漏れのないようにしましょう。
この届出を行うことにより、出入国在留管理局に対する退職の届出が免除されます。これは入管法(正式名称は出入国管理及び難民認定法)第19条の17に定められています。あくまで努力義務のため、裏面部分の記入漏れがあったとしても罰則はありません。

退職証明書の発行

母国に帰国される場合などを除いて、多くの外国人社員に対して、退職証明書の発行が必要です。公文書ではなく、決まった書式はありませんが、在籍期間、業務の種類(従事業務、職務内容)、地位(社内の役職など)、賃金、退職の事由を記載します。特に従事業務・職務内容については、在留資格申請時に記入した内容と相違がないか確認しましょう。
退職証明書は、出入国在留管理局に対して在留期間更新や在留資格変更、就労資格証明書交付の申請の際に添付資料として、提出します。離職票や離職証明書と名称が似ているので、間違わないよう注意してください。

失業給付金や必要な手続きの案内

転職先が決まっているケースでは必要ありませんが、そうでない場合は失業給付金の申請や、住民税の普通徴収への切り替え、国民健康保険の加入を行わなければなりません。
日本人社員であれば、インターネットで手続き方法を簡単に調べることが出来ますが、外国人社員は、そもそも雇用保険の仕組みを理解していないこともあります。必要な手続きの内容と、相談できる役所の窓口を案内しておくと良いでしょう。住民税、社会保険料を滞納すると、在留ビザの更新が不許可となる可能性が高くなります。

日本人社員と同様の退職手続き

外国人社員に特有の手続きをこれまでみてきましたが、それ以外は日本人社員と同様の退職手続きになります。社内規定を説明した上で、会社のルールに則った処理をしましょう。
下記は各会社に共通する手続きです。

  • 健康保険証の回収
  • 社会保険の資格喪失処理の手続き
  • 源泉徴収票の交付
  • 雇用保険の離職票の交付

この他に貸与品なども最終出勤日までに回収してください。

2.外国人社員が離職した際の【外国人側が行う手続き】

外国人側が行う手続きは一つのみですが、この手続きを忘れる方が多くいます。届出は義務のため、必ず行うようにしましょう。

「所属機関等に関する届出」の提出

外国人社員の就労先を国が把握するために行う手続きです。退職あるいは勤務先が変更した際に、住所を管轄する地方出入国在留管理局にその旨を報告します。直接届出を行うほか、郵送やインターネットでの手続きも認められています。 必要書類は届出書と在留カードのコピーのみであり、外国人本人の署名があれば、会社側が代理で届出をすることも可能です。届出書は法務省webサイトからダウンロードしてください。

ポイント「退職時、就職時の両方に必要」

退職した時はもちろん、就職時にも届出を行わなければなりませんが、退職後すぐに就職する時などは、一つにまとめて届出をすることができます。いずれの場合も14日以内に提出しなければなりません。

この手続きは義務であり、届出をしなかった場合は20万円以下の罰金、虚偽の届出をした場合は1年以下の懲役、または20万円以下の罰金に処せられる恐れがあります。当然、次回の更新時のマイナス材料となるので、注意してください。

国民年金・厚生年金の脱退一時金の請求手続き(帰国する場合)

在留期間の満了日となり、日本から出国した外国人社員の方は、下記の要件に当てはまれば、これまで支払った国民年金・厚生年金額の一部を、返却してもらうことができます

  • 国民年金・厚生年金の支払い期間が6ヶ月以上あること
  • 日本国籍を有しない方であること
  • 老齢基礎年金の受給資格期間を満たしていないこと
  • 国民年金の被保険者でないこと
  • 帰国してから2年以内であること

請求手続きに際しては、年金基礎番号が必要となりますので、返却された年金手帳は捨てないようにしましょう。脱退一時金の具体的な金額、請求書類の書式については、短期在留外国人の脱退一時金|日本年金機構より、お調べいただけます。

また、詳しい説明はコラム『外国人社員が受け取れる脱退一時金(国民年金・厚生年金)』をご覧ください。

3.まとめ(外国人採用を検討中の企業様へ)

外国人社員が退職した際に必要な手続きについて、解説しました。会社側が気をつけなければならない点は、主に3つです。

  • 雇用保険被保険者資格喪失の届出の裏面に、外国人の在留資格、住所等の情報を記入する
  • 退職証明書を発行する
  • 失業給付金や国民健康保険の加入など必要な手続きの案内

手続きの詳しい内容については、提携する専門家を紹介しますのでお気軽にご相談ください。

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〈参考ページ〉
転職した外国人に必要な入管手続きと就労ビザ更新で気を付けるポイント
転入してきた外国人に必要な手続きを解説しています。

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