技能実習で外国人材を受入れている企業様から「事務の負担が多いけれど、特定技能も同じですか」というご質問をよくいただきます。また、特定技能で外国人採用を検討されている企業様にとっても、採用後にどれくらいの事務負担が発生するかは気になるポイントです。
技能実習制度は2027年4月に「育成就労制度」へ移行する予定で、施行までの間は現行の技能実習制度が続きます。そこで今回は、最新の制度内容に基づき「特定技能」と「技能実習」の会社側の事務処理負担を比較しました。どちらの在留資格で外国人社員を採用しようか迷っている企業様はぜひ参考にしてください。※技能実習は監理団体型を想定しています
なお、外国人材募集や登録支援機関の委託を相談したい方はkedomoにお気軽にご連絡ください。
この記事でわかること
- 特定技能と技能実習で発生する毎日・定期・更新時の事務処理の違い
- 特定技能の届出ルールと在留期間の現行の扱い
- 育成就労制度への移行を踏まえた現時点での検討ポイント
- 採用後の事務負担を踏まえた選び方の整理
執筆：株式会社kedomo（登録支援機関・外国人材紹介）
目次
1．毎日の事務処理
技能実習
技能実習日誌の記入が求められています。業務内容、指導内容、指導者の氏名を書きますが、技能実習生一人ひとり別に作る必要はなく、同じ内容の場合はまとめられます。各様式は「技能実習制度 運用要領・各種様式等」（出入国在留管理庁）から最新版をダウンロードできます。
特定技能
毎日行うべき事務処理はありません。
2．定期的な事務処理
技能実習
監理団体へ毎月チェックする書類、外国人技能実習機構（OTIT）へ1年に一度提出する書類があります。加えて、監理団体による定期的な訪問・監査も行われます。
毎月、監理団体がチェックする書類
- 技能実習日誌
- 認定計画の履行状況に係る管理簿
- 技能実習生一覧表 ※技能実習日誌に添付あり
- 賃金台帳
- タイムカード（出勤簿）
毎日の事務処理の項目で挙げた技能実習日誌は、1か月分まとめて監理団体がチェックします。認定計画の履行状況に係る管理簿は、チェックを入れていく形式で、作業量は多くありません。
1年に一度、外国人技能実習機構へ提出する書類
- 実施状況報告書
実労働時間、給与額、食費、居住費まで細かい数字を報告します。集計してまとめるため、ある程度の時間が必要です。
監理団体による訪問指導と監査
技能実習1号では1か月に一度、監理団体の訪問指導を受けます。加えて、3か月に一度、定期監査が行われます。
定期監査では、下の5項目がチェックされます。
- 技能実習の実施状況を実地に確認すること
- 技能実習責任者と技能実習指導員から報告を受けること
- 技能実習生の4分の1以上と面談すること（2〜4人の場合は2人以上）
- 事業所の設備や帳簿などを確認すること
- 技能実習生の宿泊施設等の生活環境を確認すること
OTITによる実地検査
監理団体の監査とは別に、OTITが受入企業（実習実施者）を直接訪問して検査する仕組みもあります。頻度は原則3年に1回で、帳簿類の確認と実習生への聞き取りが行われます。監理団体の監査と書類は重なりますが、当日の対応時間がかかります。参考：「機構が行う実地検査」（外国人技能実習機構）
特定技能
これまで3か月に1回だった定期届出は、現在は年1回にまとめられています。対象期間は毎年4月1日から翌年3月31日までの1年間で、提出期間はその翌年4月1日から5月31日までです。入管庁の電子届出システムを使ったオンライン提出が推奨されており、ペーパーレスで手続きができます。登録支援機関に支援をすべて委託している場合は、支援実施状況の届出は登録支援機関が出します。
年1回の定期届出で求められる書類
- 受入れ状況に係る届出書
- 活動状況に係る届出書（報酬の支払状況など）
- 支援実施状況に係る届出書（自社支援の場合。全部委託なら登録支援機関が提出）
特定技能の届出様式は、「特定技能関係の申請・届出様式一覧」（出入国在留管理庁）にまとまっています。書き方の詳細は、コラム「『特定技能』で外国人採用後、会社が必要な報告・届出」を参照してください。
なお、届出は年1回に変わりましたが、特定技能外国人への定期面談は3か月に1回のままです。
3．ビザ更新手続き
技能実習は技能実習1号から2号への在留資格変更許可申請、特定技能は在留期間更新許可申請の必要書類で比較します。
技能実習
技能実習1号から2号への変更は、地方入管局に申請する前に、外国人技能実習機構から技能実習計画の認定を受ける必要があります。計画認定とビザ変更は別々の手続きになるため、スケジュールに余裕を持って進めてください。計画認定申請に添付する技能検定や技能実習評価試験の合格証は、そのままビザ変更にも使えます。
主な必要書類は以下です。
- 在留資格変更許可申請書
- 写真（縦4cm×横3cm）1葉
- 申請人のパスポート及び在留カードのコピー
- 技能実習計画認定通知書の写し
- 住民税の課税証明書及び納税証明書
- 技能実習計画認定申請書（副本全てを含む）の写し
特定技能
特定技能1号は、在留期間が従来の「1年を超えない範囲」から「3年を超えない範囲」まで付与できるようになりました。これにより、1年ごとに行っていた更新手続きを最長3年に1回まで減らせます。通算在留期間は原則5年が上限で、産休・育休・病気による休業は通算から除外されるほか、特定技能2号への移行試験受験者に対しては最大6年までの特例もあります。参考：「通算在留期間」（出入国在留管理庁）
技能実習と異なり、計画認定の工程を挟まず、地方入管局に直接申請します。主な必要書類は以下です。
- 在留期間更新許可申請書
- 写真（縦4cm×横3cm）1葉
- 申請人のパスポート及び在留カードのコピー
- 特定技能外国人の報酬に関する説明書
- 特定技能雇用契約書の写し
- 雇用条件書の写し
- 賃金の支払いに関する書類
- 通算在留期間に係る誓約書
- 住民税の課税証明書及び納税証明書、源泉徴収票
- 所属機関（会社）に関する書類
- 該当する分野の協議会に加入していることの証明書
特定技能外国人を受け入れる前に、分野ごとの協議会へ加入しておく必要がある点は変わりません。
4．試験
技能実習
入国時に試験はありませんが、1号から2号、2号から3号へ進む際に技能検定などの試験に合格する必要があります。会社規模によっては、業務時間外の試験対策の指導が負担になる場合もあります。
特定技能
特定技能のビザ取得には日本語試験と特定技能評価試験の合格が必要ですが、採用前に本人がクリアしているため、企業側で試験対策をする必要はありません。1号のビザ取得後、在留期間の更新時に新たな試験が課されることもありません。特定技能2号への移行を希望する場合のみ、より難しい技能試験に合格する必要があります。特定技能2号は、介護・自動車運送業・鉄道・林業・木材産業を除く11分野で移行が可能です。
5．育成就労移行を踏まえた検討の目安
技能実習制度は2027年4月に育成就労制度へ移行することが決まっています。施行時点ですでに技能実習を行っている実習生は、現行のルールのまま実習を続けられる経過措置が設けられる見込みです。参考：「育成就労制度」（出入国在留管理庁）
これから新規で技能実習の受入れを検討している場合は、施行時期、経過措置、育成就労のルールを合わせて確認してから判断してください。育成就労と特定技能の比較は、コラム「【育成就労と特定技能】採用担当目線のメリット比較」にまとめています。今技能実習生を受け入れていて、修了後の切替を検討している場合は、コラム「技能実習を修了した外国人を再雇用する方法」もあわせてご覧ください。
まとめ
- 特定技能は毎日の事務がなく、定期届出も年1回にまとまっている
- 技能実習は日誌の記入、月次・年次の書類提出、監理団体の監査と事務量が多い
- 特定技能1号は最長3年の在留期間が付与できるようになり、更新の手間が減った
- 技能実習は育成就労制度への移行を控えており、育成就労のルールも合わせて確認が必要
kedomoでは、日本国内・海外からの特定技能人材の募集と、登録支援機関としての支援が可能です。国外ではインドネシア、ミャンマー、ベトナムの方をご紹介できます。採用をご検討の際は、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
よくある質問
Q．特定技能と技能実習、会社の事務負担が軽いのはどちらですか。
A．特定技能です。毎日の日誌記入がなく、定期届出も年1回にまとまっています。
Q．特定技能の定期届出はいつ、何を出しますか。
A．毎年4月1日〜5月31日の間に、前年度分の受入れ・活動・支援実施状況の届出を提出します。オンライン提出が推奨されています。
Q．技能実習のOTIT実地検査と監理団体の監査の違いは何ですか。
A．監理団体の監査は3か月に1回、受入企業の運用をチェックします。OTITの実地検査は3年に1回の頻度で、機構が直接訪問して帳簿や実習生への聞き取りを行います。
Q．育成就労の施行後、今いる技能実習生はどうなりますか。
A．施行時点で技能実習を行っている実習生は、現行制度のまま実習を継続できる経過措置が設けられる見込みです。
Q．特定技能1号の在留期間は何年ごとに更新しますか。
A．制度改正により、最長3年まで付与できるようになりました。通算で原則5年までが上限です。
