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特定技能

「特定技能」と「技能実習」の会社側の事務処理負担を比較

技能実習で外国人材を受入れられている企業様から「事務の負担が多いけれど、特定技能も同じですか」というご質問をよくいただきます。また、特定技能で外国人採用を検討されている企業様にとっても、採用後にどれくらいの事務負担が発生するのかはとても気になるポイントです。

そこで今回は「特定技能」と「技能実習」の会社側の事務処理負担を比較してみました。どちらの在留資格で外国人社員を採用しようか迷っている会社様はぜひ参考にしてください。※技能実習は管理団体型のケースを想定しています

なお、外国人採用を個別に相談したい方は気軽にご連絡ください。

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1.毎日の事務処理

技能実習

技能実習日誌(参考様式第4-2号)PDF Wordの記入が求められています。これには従事した業務内容、指導内容、指導者氏名を記載しますが、技能実習生一人ひとり準備する必要はなく、同じ内容の場合はまとめることができます。

特定技能

毎日行うべき事務処理はありません。

2.定期的な事務処理

技能実習

監理団体へ毎月提出する書類、外国人技能実習機構へ1年に一度提出する書類があります。そして事務処理ではないですが、監理団体からの巡回が定期的に行われます。

毎月、監理団体へ提出する書類

  • 技能実習日誌(参考様式第4-2号)PDF Word
  • 認定計画の履行状況に係る管理簿(参考様式第4-1号)PDF Word
  • 技能実習生一覧表 ※技能実習日誌に添付あり
  • 賃金台帳
  • タイムカード(出勤簿)

毎日の事務処理の項目で挙げた技能実習日誌は、一か月分まとめて監理団体へ提出します。認定計画の履行状況に係わる管理簿は、レ点を記していくタイプのものであり、事務処理量は多くはありません。

1年に一度、外国人技能実習機構へ提出する書類

  • 実施状況報告書(省令様式第10号)PDF Excel

実労働時間や給与額、食費、居住費にいたるまで詳細な数字の報告を行います。集計をした上でまとめなければならないため、ある程度の時間が必要となります。

監理団体からの定期的な巡回

技能実習1号では1ヶ月に一度、監理団体の訪問指導を受けなければなりません。 それに加え、3ヶ月に一度、定期監査が行われます。

  • 監理団体の訪問指導 ※技能実習1号のみ

監理団体の役職員が実習実施者に赴いて技能実習の実施状況を実地に確認するとともに、認定された技能実習計画に基づいて技能実習を適正に行わせるよう必要な指導を行います。

  • 監理団体による定期監査

チェックされるポイントは、下記の5項目になります。

  1. 技能実習の実施状況を実地に確認すること
  2. 技能実習責任者及び技能実習指導員から報告を受けること
  3. 技能実習生の4分の1以上と面談すること(2人以上4人以下の場合にあっては2人以上)
  4. 実習実施者の事業所の設備、帳簿書類等を閲覧すること
  5. 技能実習生の宿泊施設等の生活環境を確認すること

特定技能

特定技能では3ヶ月に一度、つまり四半期毎の届出が必要となる書類があるのみで、1ヶ月や1年ごとに提出する書類はありません。また、登録支援機関に支援業務を全部委託している場合は、支援実施状況に係る届出書を省略できます。(登録支援機関側が作成し提出します)

四半期ごとの報告が義務付けられている書類

  • 受入れ状況に係わる届出書PDF Word

就労場所、業務内容に変更があるか、届出期間の就労日数などを報告します。

  • 活動状況に係わる届出書PDF Word
  • 別紙:特定技能外国人に対する報酬の支払状況PDF Word

税金や社会保険・労働保険などに加入しているか、報酬の支払い状況、新規雇用者数などの雇用状況を記載します。給与が銀行振込以外の場合、報酬支払証明書PDF Wordを添付する必要があります。

  • 支援実施状況に係る届出書PDF Word
  • 別紙:1号特定技能外国人支援対象者名簿PDF Word
  • 添付:定期面談報告書(1号特定技能外国人用)PDF Word
  • 添付:定期面談報告書(監督者用)PDF Word

支援計画が適切に実施されているかを報告します。同じように支援を受けている特定技能外国人については、別紙に名前を記載することで一つにまとめることが可能です。定期面談報告は3ヶ月に1度は行うので、届出書に毎回添付することになります。苦情などの相談を受けた場合は、相談記録書PDF Wordを添付してください。

具体的な書き方のポイントや説明は、コラム『「特定技能」で外国人採用後、会社が必要な報告・届出』を参照してください。

3.ビザ更新手続き

技能実習においては、技能実習1号から技能実習2号への在留資格変更許可申請時の必要書類、特定技能においては、在留期間更新許可申請時の必要書類で比較を行います。

技能実習

技能実習の場合は、地方出入国在留管理局在留資格変更許可申請を行う前に、外国人技能実習機構に対して、技能実習計画認定を受けなければならないため、あらかじめスケジュールに余裕を持たなければなりません。技能実習計画認定申請の際に、添付書類として技能検定や技能実習評価試験の合格証の写しも含まれており、これらの書類はそのままビザ更新に活用することができます。

  • 在留資格変更許可申請書
  • 写真(縦4cm×横3cm)   1葉
  • 申請人のパスポート及び在留カードコピー
  • 技能実習計画認定通知書の写し
  • 住民税の課税証明書及び納税証明書
  • 技能実習計画認定通知書の写し
  • 技能実習計画認定申請書(上記④に添付された副本全てを含む)の写し

特定技能

特定技能1号の場合は最長5年まで日本で就労することが可能ですが、在留カードは1年、6ヶ月、4ヶ月の3種類のため、最低4回は更新を行う必要があります。技能実習とは異なり、直接、地方出入国在留管理局に対して申請を行います。

  • 在留期間更新許可申請書(別記第30号の2様式)
  • 写真(縦4cm×横3cm)   1葉
  • 申請人のパスポート及び在留カードコピー
  • 特定技能外国人の報酬に関する説明書(参考様式第1-4号)
  • 特定技能雇用契約書の写し(参考様式第1-5号)
  • 雇用条件書の写し(参考様式第1-6号)
  • 通算在留期間に係る誓約書(参考様式第1-24号)
  • 住民税の課税証明書及び納税証明書

【同一年度又は、1年以内に提出したことがある場合、省略可能な書類】

  • 特定技能所属機関概要書(参考様式第1-11号)
  • 登記事項証明書
  • 役員の住民票の写し(業務執行に関与する役員)
  • 特定技能所属機関の役員に関する誓約書(業務執行に関与しない役員)(参考様式第1-23号)
  • 決算文書の写し(損益計算表及び貸借対照表)(直近2年分)
  • 法人税の確定申告書の控えの写し(直近2年分)
  • 社会保険料納入状況照会回答票
  • 税務署発行の納税証明書(その3)(法人分)
  • 市町村発行の納税証明書(法人分) ・該当する分野における協議会の構成員であることの証明書

4.試験

技能実習

技能実習は、入国の際に試験はありませんが、技能実習1号から2号へ、技能実習2号から3号へ上がる際には、対応する試験に合格しなければなりません。そのため、会社規模などによっては、試験対策指導が負担となる場合もあります

特定技能

一方、特定技能はビザを取得する要件として、日本語能力試験と希望する分野の特定技能評価試験に合格する必要がありますが、それらの試験は採用前に外国人がクリアしているため、企業の負担とはなりません。また、ビザ取得後にも試験はありません

5.まとめ(外国人採用を検討中の方へ)

特定技能と技能実習の事務処理負担を項目ごとに比較しました。監理団体による定期巡回など事務処理以外で時間をとられる技能実習の方が、負担は大きいと考えられます。

kedomoでは、国内外からの特定技能人材の募集が可能です。「介護」にも力を入れており、国外ではベトナムやミャンマーの方をご紹介できます。事務処理支援やアドバイスも行政書士と提携して行っています。採用をご検討の際は、ぜひ気軽にご相談ください。

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【参考ページ】 
「特定技能」受入れ申請に必要な書類まとめ【難易度付き】
【特定技能】登録支援機関を利用せず、自社で採用をする方法

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