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外国人の就労ビザ更新を解説

2021/02/10

ビザ(在留資格) 外国人を採用したら 就労ビザ

就労ビザ更新は、外国人本人が行う手続きですが、会社側のサポートも必要です。特に、転職された外国人の場合は、通常の就労ビザ更新より必要な書類が増えることもあります。

また最近では、24時間受付可能なオンライン申請もスタートしました。この記事では外国人の就労ビザ更新について、スケジュールや必要書類などを詳しく解説します。

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1.就労ビザ更新とは

外国人が日本で就労する際には、あらかじめ有効期間が決められた就労ビザを取得することになります。もっともポピュラーな就労ビザである「技術・人文知識・国際業務」の有効期間は最長でも5年しかありません。就労ビザ更新とは、現在の有効期間を更新し、引き続き日本で就労することを可能とする手続きです。

就労ビザの有効期間

就労ビザ(在留資格)の種類、企業の規模により、付与される有効期間が異なります。下記はそれぞれの在留資格ごとに決められた有効期間です。

在留資格 有効期限
技術・人文知識・国際業務 3ヶ月、1年、3年、5年
技能実習

4~11ヶ月の適当な期間、6ヶ月、1年

特定技能1号

4ヶ月、6ヶ月、1年

介護

3ヶ月、1年、3年、5年

必要な費用

就労ビザの有効期間が更新された際には、4,000円の手数料を収入印紙で支払います。

2.就労ビザ更新に必要な書類

それぞれの就労ビザにより必要書類が異なるため、ここでは技術・人文知識・国際業務の就労ビザのケースを解説します。

全外国人共通の書類

必要書類 説明
在留期間更新許可申請書

法務省webサイトよりダウンロードすることができます。在留資格毎に申請書が異なるのでご注意ください。
参考ページ:「在留期間更新許可申請書(法務省)

顔写真(縦4cm×横3cm)

※申請前3か月以内に正面から撮影された無帽、無背景で鮮明なもの
※写真の裏面に申請人の氏名を記載し、申請書の写真欄に貼付

パスポート及び在留カード

申請時に提示

カテゴリー別に必要な書類

【カテゴリー1の場合】
四季報の写し、又は主務官庁から設立の許可を受けたことを証明する文書(写し)

【カテゴリー2の場合】
前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)

【カテゴリー3の場合】
前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)
住民税の課税証明書及び納税証明書(1年間の総所得及び納税状況が記載されたもの)

【カテゴリー4の場合】
住民税の課税証明書及び納税証明書(1年間の総所得及び納税状況が記載されたもの)

自社がどのカテゴリーに属するかはこちらでご確認ください。

在職証明書

法務省webサイトには必要書類としての記載はありませんが、添付しておいた方が良いとされています。決まった形式はありませんが、名前と生年月日、住所、入社日、所属部署、作成日の記載と会社印を押印してください。

ビザ取得時と同じ企業で働く外国人

申請時に必要な書類は他にはありませんが、審査中に追加で書類が求められることがあります。

職務が途中で変わった場合

職務内容説明書類を添付しておいた方がよいでしょう。特に昨今のコロナ禍において、これまでと業務内容が変わることも多くあります。これまでと同じ業務量を確保できない時には、代替となる業務内容、そして各業務の割合を記載します。

他社から転職してきた外国人

就労ビザ更新は、新規取得と比較して、審査の観点から難しくないと言われていますが、転職された場合は異なります。その際にポイントとなるのは、就労資格証明書の有無です。詳しくはコラム『転職してきた外国人に必要な入管手続きとビザ更新』をご参照ください。

就労資格確認申請をしていない場合

  • 職務内容説明書
  • 雇用経緯書・理由書

上記の2点を添付すると審査がスムーズに進むと言われています。これらは追加書類としても求められることも多いものです。

「職務内容説明書」は、外国人が実際に行う仕事を詳細に説明します。エンジニアの場合なら、どの部門でどんな役割を担うか、何を設計するかなど写真など使って明示するとよいです。

「雇用経緯書・理由書」には、当該外国人を採用した理由を記載します。「当社が海外展開するために必要な語学ができる人材であり、大学でマーケティングの知識を習得している」のように、会社側の採用理由と人材の持つ能力が一致しており、必要な人材であることを説明してください。

3.就労ビザ更新のスケジュール

就労ビザ更新は、有効期間満了日の3ヶ月前からできます。申請受理後の標準処理期間は2週間から1ヶ月のため、有効期間満了日の1~2ヶ月前を目安に行うのが良いでしょう

ステップ1:会社側の必要書類の準備(有効期間満了日3ヵ月前)

在職証明書、在留期間更新許可申請(所属機関作成用)作成を行います。会社印が必要となるため、早めに取りかかりましょう。

ステップ2:外国人側の必要書類の準備(有効期間満了日の2~3ヵ月前)

カテゴリー3・4に該当する企業の外国人は、課税・納税証明書を取得しなければなりません。特に住民税を滞納している場合は、早めに納付を行い、完納の表示がある納税・課税証明書を取得してください。

ステップ3:外国人の住所を管轄する出入国在留管理局へ申請(有効期間満了日2ヵ月前)

外国人本人が申請を行う際には、平日に入管まで行くことになります。東京などの入管は申請を行う外国人が多く、受理されるまでに何時間も待つので、時間に余裕をもって行きましょう。

ステップ4:無事に就労ビザ更新手続き完了

無事に就労ビザの更新が行われた際には、ハガキで連絡がきます。ハガキに記載がある期限までに新しい在留カードを取りに言ってください。

4.申請できる人

申請できる人は、下記に当てはまる方のみとなっています。

①申請人本人(日本での滞在を希望している外国人本人)
②代理人(申請人本人の法定代理人)
③取次者

参考:取次者の条件

(1) 地方出入国在留管理局長から申請取次の承認を受けている次の者で、申請人から依頼を受けたもの
例:申請人が経営している機関又は雇用されている機関の職員、外国人の円滑な受入れを図ることを目的とする公益法人の職員など

(2) 地方出入国在留管理局長に届け出た弁護士又は行政書士で,申請人から依頼を受けたもの

(3) 申請人本人が16歳未満の場合又は疾病,その他の事由により自ら出頭することができない場合には、その親族又は同居者若しくはこれに準ずる者で地方出入国在留管理局長が適当と認めるもの

取次者として申請を行うためには、あらかじめ研修会などに参加しなければなりません。

5.就労ビザ更新の申請先

就労ビザ更新の申請先は、外国人本人が居住している地域を管轄する出入国在留管理局又は出張所になります。例えば、北九州市の外国人は、福岡出入国在留管理局か北九州出張所のいずれかにおいて申請を行います。

参考:出入国在留管理庁の概要(出入国在留管理庁)
ページ中段の「地図から検索」より日本全国の入管へ移動できます

電子申請(オンライン化)について

2020年3月から在留申請手続きのオンライン化が拡大され、在留資格認定証交付申請や在留資格変更許可申請等もオンラインで申請可能となりました。

しかし、外国人本人が申請することはできません。あらかじめ利用申出を行った行政書士や外国人を雇用している企業、登録支援機関等が電子申請を行うことができます。

6.外国人採用を検討中の企業様へ

kedomoは、外国人に特化した人材紹介会社です。特に初めて外国人採用をされる事業者様へのサポートに力を入れており、書類選考から面接、入社までがスムーズに行くように専任のスタッフがご支援します。

人材をご紹介した際には、この記事のような就労ビザ更新も専門家と提携して、企業様のご負担が少なくなるようにご支援しております。外国人採用を検討の際は、お気軽にご相談ください。

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<参考文献>
出入国在留管理局ホームページ

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