kedomoでも登録支援機関として支援先企業をサポートしていますが、年1回になったことで「前回どうやって書いたか忘れてしまった」という声が増えています。そのため、提出時期が近づいたらZoomなどで企業の担当者に入力方法を説明するようにしています。
特定技能で外国人を採用した企業には、出入国在留管理庁への届出義務があります。2025年4月の改正で届出のルールが大きく変わり、これまで四半期ごと（年4回）だった定期届出が年1回になりました。届出の頻度が減った分、1回あたりの重要性が増しているため、制度変更のポイントを押さえておくことが大切です。
この記事では、2025年4月改正後の届出ルールを中心に、届出の種類・添付書類・提出方法・届出を怠った場合のリスクまでまとめています。
この記事でわかること
- 2025年4月改正で届出のルールがどう変わったか
- 定期届出（年1回）の届出書と添付書類の内容
- 届出の提出方法（窓口・郵送・オンライン）
- 届出を怠った場合のリスクと外部への依頼方法
執筆：株式会社kedomo（登録支援機関・外国人材紹介）
目次
1．2025年4月改正で変わったこと
2025年4月1日に施行された省令改正で、特定技能の届出制度にいくつかの大きな変更がありました。ここでは企業の担当者が押さえておくべきポイントを整理します。参考：「特定技能制度における運用改善について」（出入国在留管理庁）
定期届出が年1回に
これまで四半期ごと（年4回）に提出していた定期届出が、年1回に変更されました。対象期間は毎年4月1日から翌年3月31日までの1年間で、届出の提出期間は翌年の4月1日から5月31日までです。新制度での初回提出は2026年4月1日〜5月31日です。
届出書が1種類に統合
旧制度では「受入れ状況に係る届出書」「活動状況に係る届出書」「支援実施状況に係る届出書」の3種類を別々に提出していましたが、改正後は「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）」の1種類に統合されました。
また、旧制度では登録支援機関が支援実施状況の届出を直接入管に提出していましたが、改正後は受入れ機関（企業）を経由して提出する流れに変わっています。
随時届出の対象が拡大
改正により、随時届出が必要な場面が増えました。特に注目すべき変更点は以下の2つです。
- 在留資格の許可を受けた日から1か月経過しても就労を開始していない場合、届出が必要になった
- 雇用後に1か月以上活動（就労）ができない事情が生じた場合も届出が必要になった
一方、自己都合退職の場合は「受入れ困難に係る届出書」の提出が不要になりました。退職の届出は「雇用契約の終了に係る届出書」のみで対応できます。特定技能外国人の退職手続き全体については、コラム「外国人社員が退職した際の手続き｜会社側・本人側の届出一覧」で詳しく説明しています。
定期面談でオンラインが使えるように
定期面談は従来どおり3か月に1回以上の実施が必要ですが、特定技能外国人本人の同意がある場合、オンラインで実施できるようになりました。
2．定期届出の届出書と添付書類
届出書（参考様式第3-6号）の記載内容
新しい届出書には、主に以下の内容を記載します。
- 特定技能外国人の氏名・生年月日・国籍・在留カード番号
- 届出対象期間における1か月あたりの平均労働日数・労働時間数
- 給与の支給総額（月平均）、昇給率
- 支援の実施状況（相談内容と対応状況を含む）
届出の対象になるのは、対象期間中に1日でも「特定技能」の在留資格で在籍していた外国人です。期間中に退職した人や、月の途中で受入れを開始した人も含まれます。
届出書や添付書類の様式は「特定技能関係の申請・届出様式一覧」（出入国在留管理庁）からダウンロードできます。
添付書類の一覧
定期届出では、届出書本体に加えて以下の書類を添付します。
- 特定技能外国人と比較対象となる日本人の賃金台帳の写し（届出対象期間分）
- 登記事項証明書
- 決算関係書類（直近の事業年度分）
- 役員の住民票の写し
- 公的義務の履行を証明する書類（労働保険料・社会保険料・国税・法人住民税の納税証明書など）
- 定期面談報告書（監督者用・特定技能外国人用）
旧制度では在留資格の申請時に提出していた企業関連の書類（登記事項証明書や納税証明書など）が、改正後は定期届出の添付書類として毎年提出する運用に変わりました。届出の頻度が減った分、添付書類は増えているため、早めに準備を始めることをおすすめします。
書類の省略ができる場合
一定の条件を満たす企業は、定期届出での添付書類の一部を省略できます。省略の条件は次のとおりです。
- 在留資格の申請をオンライン申請で行っていること
- 届出を電子届出システムで提出していること
- 上場企業、源泉徴収税額1,000万円以上の団体、特定技能所属機関として3年以上の受入れ実績がある法人など、一定の事業規模があること
省略を希望する場合は、2027年4月（2回目の定期届出）までに電子届出システムの利用者登録を済ませておく必要があります。
3．随時届出の一覧と提出期限
定期届出とは別に、特定の事由が発生した場合は随時届出が必要です。提出期限は事由が発生してから14日以内です。主な届出の種類は以下のとおりです。
- 雇用契約の終了または締結に係る届出書（参考様式第3-1-2号）：採用時・退職時に提出
- 支援委託契約の変更に係る届出書（参考様式第3-3-1号）：登録支援機関との契約内容が変わったとき
- 支援委託契約の終了または締結に係る届出書（参考様式第3-3-2号）：登録支援機関を変更したとき
- 受入れ困難に係る届出書（参考様式第3-4号）：会社都合で雇用の継続が難しくなったとき、1か月以上就労できない事情が生じたとき
- 基準不適合に係る届出書（参考様式第3-5号）：税金・社会保険料の滞納が発生したときなど
届出の不履行や虚偽の届出は罰則の対象になります。特に随時届出は期限が14日以内と短いため、届出が必要になりそうな事由が発生した時点で早めに準備を始めてください。
4．届出の提出方法
窓口・郵送で提出する場合
届出の提出先は、受入れ機関（企業）の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局（出入国在留管理庁）です。窓口に直接持参するか、郵送で提出できます。
窓口で提出する場合は、提出者の身分証明書が必要です。届出書の作成者以外が提出する場合は、委任状または提出者と受入れ機関との関係を示す書類を持参してください。
郵送の場合は、身分証明書のコピーを同封し、封筒に「特定技能届出書在中」と記載します。届出期限までに届くよう、簡易書留など記録が残る方法で送ることをおすすめします。
電子届出システムを使う場合
出入国在留管理庁の電子届出システムを使えば、オンラインで届出を提出できます。利用するには事前に利用者IDの登録が必要です。
利用者登録は、管轄の地方出入国在留管理局の窓口または郵送で「出入国在留管理庁電子届出システム利用者情報登録届出書」を提出して行います。オンライン申請の詳細は「オンライン手続」（出入国在留管理庁）を確認してください。
前述のとおり、書類省略を受けるには電子届出システムの利用が必須条件になっているため、まだ登録していない企業は早めに手続きを進めることをおすすめします。
5．届出を怠った場合のリスク
届出の不履行や虚偽の届出があった場合、以下のリスクがあります。
- 30万円以下の罰金（入管法に基づく罰則）
- 特定技能外国人の受入れ停止（新たな受入れが認められなくなる）
- 在留期間更新への悪影響（すでに受入れている外国人の更新審査にも影響する）
- 指導・改善命令（出入国在留管理庁からの行政指導）
届出の頻度が年1回になったことで事務負担は軽減されましたが、届出を忘れた場合の影響は大きくなっています。社内のカレンダーに提出期間（毎年4月1日〜5月31日）を登録し、3月末から準備を始められるようにしておくと安心です。
6．届出の作成を外部に依頼する場合
届出書の作成や提出は、外部に依頼することもできます。自社で対応が難しい場合は、登録支援機関や行政書士への依頼を検討してください。
登録支援機関に依頼する
登録支援機関に支援を委託している場合、定期届出のうち支援実施状況に関する部分は登録支援機関が作成します。改正後は、登録支援機関が作成した書類を受入れ機関に渡し、受入れ機関がまとめて提出する流れです。
kedomoでは、支援先の企業に対して届出の書き方をZoomで説明するなど、提出時期に合わせたサポートを実施しています。登録支援機関を利用せず自社で支援を行う方法もありますが、届出の負担を考えると、登録支援機関への委託にはメリットがあります。
行政書士に依頼する
届出書の作成や入管への提出を行政書士に依頼することもできますが、別途費用がかかります。
7．まとめ
- 2025年4月から特定技能の定期届出は年1回に変更された
- 届出書は参考様式第3-6号の1種類に統合され、添付書類が増えた
- 提出期間は毎年4月1日から5月31日で、初回は2026年に提出する
- 届出を怠ると罰金や受入れ停止のリスクがある
- 随時届出の対象が拡大し、1か月以上未就労の場合も届出が必要になった
kedomoでは、特定技能の人材紹介と登録支援機関としての支援をワンストップで対応しています。外国人採用をご検討の際は、お気軽にご相談ください。
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Q．特定技能の定期届出とは何ですか？
A．特定技能外国人の受入れ・活動・支援の状況を、年に1回まとめて出入国在留管理庁に報告する届出です。
Q．定期届出はいつまでに提出すればよいですか？
A．対象期間（4月1日〜翌年3月31日）の届出を、翌年の4月1日〜5月31日に提出します。 初回は2026年4月1日〜5月31日です。
Q．届出はオンラインで提出できますか？
A．「出入国在留管理庁電子届出システム」で提出できます。 事前に利用者IDの登録が必要です。
Q．届出を怠るとどうなりますか？
A．30万円以下の罰金の対象になるほか、特定技能外国人の受入れができなくなる場合があります。
